個人のタスク管理|優先順位を頭で考えず、”目”で判断する方法(図解)

タスク管理と優先順位トップ画像
kaoleft

はぁ、タスク管理が苦手。
多くのタスクから優先順位をつけることに手間取ってしまう。
いろんなメールを行き来してたら10分以上経っていた。
あれもしなければ。あ、そういえばこれも。いやまずは…

あなたにもこんな経験はありませんか?

この記事は、全ての社会人が一度はつまずく、タスク管理とその優先順位の決め方に関して、実践的なヒントをご紹介します。

ポイントは「見える化」です。

 

 

01. タスク管理:4種類に分ける

個人のタスク管理で、優先順位のポイントとなるのは「緊急度」「重要度」です。

この2つの要素を使って見える化するとこのように4種類に分けられます。

重要度と緊急度のマトリックス1

タテ軸 = 重要度   ヨコ軸 = 緊急度

あなたもこの図を見れば、A~Dでどのタスクから手をつければ良いか見えてきたのでは?

この分類の方法は、アメリカの経営コンサルタントであり、作家でもあるスティーブン・リチャーズ・コヴィー氏(1932-2012)によって提唱されたものです。

優先順位は図のように、A⇁B⇁C⇁Dの順番になります。

それでは早速、それぞれのタスクの性質と、実践的なタスク管理のヒントを紹介します。

 

 

A = 重要度も緊急度も高いタスク

重要度と緊急度のマトリックス2

Aの場所には数時間後に控えたお客様との商談の準備や、会議、締切が目の前まで迫ったタスクが分類されます。

他のすべてのタスクを一旦忘れて、全身全霊で取り組んで下さい。

 

Action Point
・メールも何もかも閉じて、このタスクのみに集中する。
・上司やチームのメンバーに相談しながら巻き込む。助けをもらう。
・周囲への相談はチャットやメールではなく口頭で行う。返事を待たない。
・作業の途中で手を止めないよう、取り掛かる前に作業の順番をに書き出しておく。
(紙へ書き出し、常に見えるところに置いておく。)

 

このカテゴリーのタスクは、文字通り、最も重要で一番最初に終わらせるべきタスクなので、迷う人はほとんどいないでしょう。

悩んでしまうのはそれ以外のタスクです。
それでは順を追って解説します。

 

B = 重要度は低いが緊急度は高いタスク

重要度と緊急度のマトリックス3

社外や顧客には関係がない、社内向けのプロジェクト進捗報告や業務報告、上司から依頼された締め切りのある業務などが挙げられます。

また、毎日必ずしなければならない決まった作業等もここに分類されますね。

 

これらのタスクは、思い切って部下に頼んだり、締め切りや提出期限を延ばす相談を上司にしてみましょう。

重要度が高くないのであれば、期限延長の余地はあるでしょう。

また、毎日やる作業であれば、効率化を図れないか検証するもの大事です。

そもそも、
「その作業は本当に必要なのか?」
「チームや会社に本当に必要なのか?」
「回数や作業工程を減らしたら問題はあるか?」

といった視点で考えると、意外と不必要な作業も見えてきます。

 

Action Point
・上司に期限延長の相談をする。早めのタイミングで!
・部下や同僚にお願いする。頼み方には気を付けましょう!
・周囲への相談はチャットやメールではなく口頭で行う。返事を待たない。
・どうしたら効率が良くなるか検討する:作業の時間帯、工程、方法、ツール、担当者等
・そもそも必要なのか?を考える

 

 

C = 重要度は高いが緊急度は低いタスク

重要度と緊急度のマトリックス4

これから始まるプロジェクトの事前準備や、下調べ、顧客対応の準備、書類作成など、期限までは少し余裕があるけれど重要、といったタスクがここに分類されます。

これらのタスクは、時間を見つけてコツコツ進めましょう。

壁にぶつかったり、分からない事が出てきたときは、すぐに上司や周囲に連絡を入れておくのが鉄則です。

回答がすぐに来るとは限りませんから、直前に聞いて返事が来ないということを避けます。

また、作業量が多い場合は、早い段階で作業を分担して、周囲に振っておくことも重要です。

そうすれば、あなたが緊急で入ったタスクの処理をしている間でも、あなた以外の人は作業を進める事ができます。

 

Action Point
・問題点や疑問点が出てきたら、すぐに聞く。
・時間を見つけてコツコツ進める
・作業量が多い場合は、早めに分担して周囲に振る
・期限を見失わないよう、期限が目立つように記録しておく
(リマインダーを、直前ではなく数日前に設定しておくのがおススメ)

 

 

D = 重要度も緊急度も低いタスク

重要度と緊急度のマトリックス5

事務的な作業、簡単なタスク、緊急性のないメールへの返信などが挙げられます。

ここに分類されるタスクは、簡単に終わらせられると思っているため、タスクが発生した直後は覚えていても、少し経つと忘れてしまっていることも少なくありません。

大前提として、まずメモや記録をして、漏れることがないようにしましょう。

 

重要度も緊急度も低いタスクは、比較的に短時間で処理ができるタスクの割合が高いです。

出勤後の1時間~1.5時間で、まとめてやっつけてしまう事をおすすめします。

頭の回転が速いのは、午後よりも午前中です。

メールを開かずにタスクからやっつけてしまうのも良いでしょう。

業種にもよりますが、あなたが1時間メールを放置したところで、重大な問題に発展することはそこまでないでしょう。

 

Action Point
・タスクが発生したら、すぐにメモする。
・朝の1時間を使って、まとめて処理をする 
・時間がかからないものは、タスクが発生した時に即やってしまう

 

 

02. タスク管理のコツ

・早めにパスを出す

できる仕事が増えれば増えるほど、必然的に管理するタスクも増えていきます。

また、チームや部署のメンバーとのタスク、それ以外の人と関わるタスクも増えます。

そうした時に意識するのは、自分の手元で仕事を止める時間を減らすことです。

・抱えてるタスクに関して質問があるなら、すぐに投げる
・逆に質問が来たときは、分かることならすぐに返す

このように、パスを誰かに出して、自分のところで作業を止めないようにしましょう。
パスを出している間に、自分ができる部分を進めたり、他のタスクを進めます。

 

・自分をBccに入れてメールする

緊急性が低いタスクは、どれだけ注意をしても時間が経つにつれ、他のタスクの中で埋もれがちです。

その際は、自分にメールをしたり、周囲にメールするときに自分をBccに入れると、受信箱の上部に再エントリーできるからです。

タスク管理が苦手でも、メールは毎日チェックするので、簡単な改善にはなるでしょう。

 

・人にも期限を伝えておく

これは、個人的に有効的だと感じている方法です。

締め切りを忘れないように、チームのメンバーに声をかけて伝えたり、メールで伝えます。

”相手に伝える”ことで、自分の中の記憶を濃くするためです。
また、シンプルにその相手に覚えておいてもらうためです。

私の場合、カレンダーを駆使し、それは見事にスケジュールをびっしり記録するのが得意な同僚に、「そういえば○月○日は~~の締め切りだよね」と伝えます。

ありがたいことに、その方が毎回、数日前に私に伝えてくれます。

良い意味で、周囲の人も利用しましょう。

「○○さんのカレンダーにもこの予定入れといてくれる?」とお願いしても良いでしょう。

 

・アナログも駆使する

ほんとに重要なタスクや、緊急性の高いタスクは、パソコン上だけではなく、付箋やノートに書き出して管理することをお勧めします。

そして、パソコンの周囲の視野に入るところに置いておきます。

「視野に入るところ」というのがポイントです。

パソコン上では、スクリーンが1つ(カッコ良い職種の方たちは2、3画面使う方もいますが)であるため、絶対に外せないタスクでも、視野に入ってこなければ、漏れが起こることもあります。

 

・もちろんデジタルも駆使する

デジタルは便利です。

カレンダーやリマインダーアプリ、サービスなど、通知をしてくれるものを利用しましょう。

 

03. まとめ

いかがでしょうか?

タスクの優先順位と管理方法に関してご紹介しました。

今回はヒントとして方法をご紹介させていただきました。

タスク、タスク、タスクの毎日、優先順位をスパッと付け、ビシッと管理をすれば、あなたの毎日の仕事に余裕が生まれます。

いろんな方法を実際に試してみて、自分に最も合ったタスク管理の方法を作ってみて下さい。

 

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