[仕事術] あなたのメールは相手の仕事の効率を下げていないか?最低限抑えるべき4つのポイント

メールで仕事の効率アップ1

あなたが送ったのメールへの返信が遅かったり、少しズレた回答をもらった経験はありませんか?

そして、相手の理解力のせいだと思っていませんか?

果たしてあなたの伝え方に問題はありませんでしたか?

 

今回の記事では書き方のマナーではなく、会社では教えてくれない、相手に伝わりやすいメールを書くための具体的な方法をご紹介します。

経験上、「仕事ができる人 = 伝え方がうまい人」ではありません。 「伝え方がうまい人 = 人を動かせる人 = 仕事ができる人」です。(※個人の意見です。)

この記事ではメールでの伝え方がうまい人が実践していることを、”メールの書き方”にフォーカスしてご紹介します。

 

 

1. 件名 = 短く分かりやすく + 単語を選ぶ

メールで仕事の効率アップ2

・件名は内容を最大限に要約したものであれ

あなたが送るメールは、読み手が受信する数十件ものメールの中の1件です。
件名はメールの内容を最大限に縮小、要約したものにすることで確実に開封してもらいましょう。

具体的には、用件(何についてなのか)はもちろん、期日や数字を入れるとメールの山の中でより際立ちます。

(例)
・7月7日課内MTGに関して
・第3回〇〇報告会に関して
・【〇〇プロジェクト】進捗状況について(7/7時点)

 

・使う単語を意識的に選ぶ

「~のご報告」・「~のお願い」のように、読み手に”何をしてほしいのか”を伝える単語を入れることで、読み手がメールを開く前に目的を伝えることができます。

相手がメール開く前に内容を認識させることで、どこに注意をして読めばよいか、何を求めているメールなのか事前に認識させることできます。
その結果、素早い返事を期待出来たり認識のズレを防ぐことができます。

(例)
・7月7日課内MTGのご報告
・第3回○○報告会に関するお願い
・【○○プロジェクト】進捗状況のご報告(7/7時点)

 

 

2. 冒頭部分 = 目的を明確に + 意図的に読み手を誘導する

メールで仕事の効率アップ3

・何のためのメールなのかを一発で伝えよ

冒頭部分では、詳細に入る前に”何のために・何をしてほしい”を伝えると読み手側はストレスなく読み進めることができます。

(例)
〇〇プロジェクトに関してご相談があります。
・昨日の外部研修に関してご報告いたします。
○○について進捗状況ご報告のためご連絡させていただきました。

 

・読み手を動かしたいなら誘導せよ

相手を動かしたい場合はここで正しく誘導すると、相手は心の準備をした状態で詳細を読み始め、読み終えた後の素早い回答やアクションにつながります。

(例)
・○○に関して質問があり、ご回答いただきたくご連絡いたしました。
・○○の企画書を添付いたしますので、ご確認をお願いいたします

 

 

3. 本文 = 読みやすさ + 「・」

メールで仕事の効率アップ4

・読みやすいメールを書くコツ

ぎっちり詰まった文章は相手に読む努力を押し付け、一旦開かれたメールでも後に回されかねません。

改行や1、2行スペースを空けることで、読みやすさを意識しましょう。

句読点を多用しすぎて1つの文章が長くなってしまうことも、避けたいポイントの1つです。

 

・「・」と 数字を使いこなす

確認事項や質問、報告が複数ある場合は、「・」= 中点(Bullet Point)や数字を使って分けて伝える事を心がけましょう。

(例)  
次回のMTGアジェンダをご報告します。
 1. ○○プロジェクトについて
  ・市場調査結果報告
  ・今後の流れ


 2. 新商品発売準備に関して
  ・商品ページ準備
  ・告知に関して

 

 

4. 末文 = 大事なことは二度伝えよ

メールで仕事の効率アップ5

メールの最後にも、メール冒頭のように”何をしてほしいのか”を簡潔に表現しましょう。

(例)
・以上、ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
・ご多忙のところ恐れ入りますが、ご回答お願い申し上げます

注意:あまりしつこくならないように、シンプルに伝えましょう。

 

 

5. ポイントまとめ

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  • 件名は短く簡潔に、行動を起こさせるワードも入れる
  • 冒頭部分は何のメールなのか示し、相手に何を求めているかはっきりさせる
  • 本文は読みやすい”文章の長さ”と”間”を意識する
  • Bullet Pointと数字を使って見た目もサッパリ
  • 末文でも簡潔に何をしてほしいのか伝える

 

今回は宛名の書き方や挨拶文は省略し、内容の書き方にフォーカスしてお届けしました。

この記事を読んだあなたは、これから受信するメールを少し意識しながら読むようになるかもしれません。

相手がどういうメールを書くか、だんだん気になってくるでしょう。
メールの文面から、素っ気ない人なのか、丁寧な人なのか、仕事はできるのに相手のことを考えてない人なのか、見えてくるものがあるかもしれません。

難しい技術は1つも必要ありませんので、ぜひ次のメールから少しだけ意識して書いてみてはいかがでしょうか。

 

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